NEWS

เจาะลึกกฎหมาย / การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีของบริษัทจำกัดภายใต้สถานการณ์โรคโควิด 19

การจัดประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีของบริษัทใกล้เข้ามาถึงแล้ว บริษัทโดยส่วนมากจะกำหนดให้งบการเงินของบริษัทสิ้นสุดลงเมื่อสิ้นปีของทุกปี ด้านผู้สอบบัญชีต้องเตรียมงบการเงินให้เสร็จแล้วนำเสนอต่อที่ประชุมภายใน 4 เดือนนับแต่วันที่สิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ด้านผู้ถือหุ้นในบริษัทจำกัดผู้เป็นเจ้าของบริษัทตามสัดส่วนที่ตนถือ ผู้ถือหุ้นทั้งหลายย่อมต้องการทราบผลการดำเนินงานในปีที่ผ่านมาว่า คณะกรรมการของบริษัทบริหารงานเป็นอย่างไร กิจการของบริษัทที่ได้ลงทุนลงไปเป็นอย่างไร ประสบความสำเร็จหรือไม่ หากประสบความสำเร็จแล้ว บริษัทมีกำไรมากเพียงพอที่จะแจกจ่ายเงินปันผลให้กับผู้ถือหุ้นหรือไม่ บริษัทจึงต้องจัดให้มีการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีเพื่อรายงานผลการดำเนินงานให้ผู้ถือหุ้นทุกคนทราบ

 

แต่ในสถานการณ์โรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หรือโรคโควิด 19 (Coronavirus Disease 2019 or COVID-19) ที่ระบาดในขณะนี้ บริษัทจะต้องทำอย่างไรหากผู้ถือหุ้นไม่สะดวกออกจากบ้านไปประชุมกัน เลื่อนการประชุมไปก่อนได้ไหม เรามาหาคำตอบในบทความนี้กันค่ะ

 

การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี คืออะไร

การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี คือ การเรียกประชุมผู้ถือหุ้นทั้งหมดของบริษัทประจำปีโดยจะจัดขึ้นอย่างน้อยปีละหนึ่งคราว เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นแสดงความคิดเห็น, สอบถามเกี่ยวกับกิจการของบริษัท และออกเสียงลงคะแนนในวาระทั้งหลายที่กำหนดไว้ในหนังสือเชิญประชุมผู้ถือหุ้นที่ได้ส่งไว้ให้ผู้ถือหุ้นล่วงหน้าหรือวาระอื่นๆเล็กน้อยที่อาจมีขึ้น การประชุมดังกล่าวเป็นการประชุมที่สำคัญและจะต้องปฏิบัติให้ถูกต้องตามข้อบังคับของบริษัทและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง มิเช่นนั้น หากการดำเนินการส่วนใดส่วนหนึ่งมิชอบแล้ว อาจทำให้มติการประชุมนั้นถูกเพิกถอนไปหรือถือได้ว่าไม่ได้มีการประชุมเกิดขึ้นเลย โดยวิธีการเรียกประชุมผู้ถือหุ้นนั้น ต้องพิจารณาว่าบริษัทได้กำหนดวิธีการเฉพาะในข้อบังคับของบริษัทหรือไม่ หากไม่ได้กำหนดไว้ ก็ให้ใช้วิธีการตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ดังนี้

 

“มาตรา 1175 คำบอกกล่าวเรียกประชุมใหญ่ให้ลงพิมพ์โฆษณาในหนังสือพิมพ์แห่งท้องที่อย่างน้อยหนึ่งคราวก่อนวันนัดประชุมไม่น้อยกว่าเจ็ดวัน และส่งทางไปรษณีย์ตอบรับไปยังผู้ถือหุ้นทุกคนที่มีชื่อในทะเบียนของบริษัทก่อนวันนัดประชุมไม่น้อยกว่าเจ็ดวัน เว้นแต่เป็นคำบอกกล่าวเรียกประชุมใหญ่เพื่อลงมติพิเศษ ให้กระทำการดังว่านั้นก่อนวันนัดประชุมไม่น้อยกว่าสิบสี่วัน
คำบอกกล่าวเรียกประชุมใหญ่ นั้น ให้ระบุ สถานที่ วัน เวลา และสภาพแห่งกิจการที่จะได้ประชุมปรึกษากัน และในกรณีที่เป็นคำบอกกล่าวเรียกประชุมใหญ่เพื่อลงมติพิเศษ ให้ระบุข้อความที่จะนำเสนอให้ลงมติด้วย”

 

กล่าวคือ เมื่อคณะกรรมการของบริษัทเห็นสมควรให้มีการจัดประชุมผู้ถือหุ้น กรรมการของบริษัทต้องส่งคำบอกกล่าวไปยังผู้ถือหุ้นโดยอาจส่งโดยส่วนตัว (กรรมการอาจไปส่งให้ถึงมือผู้ถือหุ้นเอง) หรือทางไปรษณีย์ตอบรับ (ที่มีหลักฐานตอบกลับว่าผู้รับได้รับจดหมายแล้ว) (ตามมาตรา 1244) ล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 7 วันก่อนวันประชุม นอกจากนี้แล้ว กรรมการยังต้องประกาศหนังสือเชิญประชุมลงในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 7 วันก่อนวันประชุมเช่นกัน กล่าวอย่างง่ายคือต้องมี 7 วันตรงกลางระหว่างวันเชิญประชุมและวันประชุม สำหรับสถานที่ในการประชุมนั้น กฎหมายไม่ได้กำหนดไว้ว่าต้องจัดประชุมที่ใด แต่โดยส่วนมากแล้วสถานที่ในการประชุมนั้นก็คือสำนักงานใหญ่ของบริษัทหรือสถานที่อื่นใดๆที่คณะกรรมการเห็นสมควร

 

ตัวอย่าง

ในข้อบังคับของบริษัท A จำกัด กำหนดให้งบการเงินของบริษัทสิ้นสุดลงเมื่อวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี ในปี 2563 นี้ ผู้สอบบัญชีของบริษัทก็มีหน้าที่ต้องตระเตรียมงบการเงินเพื่อเสนอแก่ที่ประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติภายในวันที่ 30 เมษายนของปีถัดไปหรือก่อนหน้านั้นก็ได้ และหากที่ประชุมคณะกรรมการเห็นควรให้มีการประชุมผู้ถือหุ้นในวันที่ 30 เมษายน 2563 กรรมการต้องส่งหนังสือเชิญประชุมผู้ถือหุ้นและประกาศลงหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นภายในวันที่ 22 เมษายน 2563 เป็นอย่างช้า

 

เมื่อถึงวันประชุมผู้ถือหุ้นแล้ว ผู้ถือหุ้นคนใดคนหนึ่งอาจไม่สะดวกมาประชุมเพราะติดธุระต่างๆ อาจมอบฉันทะให้บุคคลอื่นเข้าประชุมแทนและออกเสียงลงคะแนนได้ตามขอบอำนาจในหนังสือมอบฉันทะ โดยผู้รับมอบฉันทะต้องวางหนังสือมอบฉันทะให้แก่ประธานในที่ประชุมก่อนเริ่มต้นการประชุมนั้น ตามมาตรา 1187 และ 1189

 

โดยการประชุมผู้ถือหุ้น จะต้องมีวาระการประชุมตามที่ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์กำหนดให้ต้องมีการรับทราบ หรือการลงคะแนนเสียงไม่ว่าจะเห็นชอบหรือไม่เห็นชอบจากผู้ถือหุ้นที่เข้าประชุมเองหรือโดยผู้รับมอบฉันทะ ดังต่อไปนี้

  1. รายงานผลการดำเนินกิจการของบริษัทที่ได้ทำในรอบปีที่ผ่านมา ตามมาตรา  1198
  2. พิจารณาอนุมัติงบการเงินของปีที่ผ่านมาและรายงานของผู้สอบบัญชี ตามมาตรา 1198 และ 1214
  3. พิจารณาการแต่งตั้งกรรมการเข้าใหม่แทนที่กรรมการซึ่งต้องออกตามวาระ ตามมาตรา 1151 และ 1152
  4. พิจารณาเลือกผู้สอบบัญชีและกำหนดค่าตอบแทนของผู้สอบบัญชี ตามมาตรา 1209 และ 1210
  5. พิจารณาอนุมัติการจ่ายเงินปันผล ตามมาตรา 1201
  6. พิจารณากำหนดค่าตอบแทนของกรรมการ ตามมาตรา 1150

 

ผลของการฝ่าฝืน

ตามที่ได้กล่าวข้างต้นว่าขั้นตอนทางกฎหมายเป็นเรื่องที่สำคัญ นอกจากกรรมการต้องดำเนินการทั้งหลายให้สอดคล้องกับมติที่ประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นแล้ว ยังต้องปฏิบัติตามทั้งข้อบังคับของบริษัทและกฎหมายด้วย โดยกฎหมายได้กำหนดกระบวนการ, ขั้นตอน และหน้าที่ทั้งหลายให้ทุกบริษัทดำเนินการจัดการเพื่อทำให้ภาพรวมธุรกิจไทยดำเนินงานอย่างมีระบบและช่วยลดปัญหาความขัดแย้งภายในบริษัทที่อาจเกิดขึ้น หากไม่ปฏิบัติตามกฎหมายย่อมมีบทลงโทษต่อบริษัทและกรรมการของบริษัทด้วยเป็นไปตามพระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ห้างหุ้นส่วนจำกัดบริษัทจำกัด สมาคม และมูลนิธิ พ.ศ. 2499 และตารางอัตราเปรียบเทียบของพ.ร.บ.ดังกล่าว ดังต่อไปนี้

  1. บริษัทไม่เรียกประชุมใหญ่ผู้ถือหุ้นครั้งหนึ่งเป็นอย่างน้อยทุกระยะเวลาสิบสองเดือนตามมาตรา 1171 แห่งประมวลแพ่งและพาณิชย์ ต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 20,000 บาท ตามมาตรา 16 ของพ.ร.บ.ความผิดดังกล่าว
  2. บริษัทไม่ลงพิมพ์โฆษณาคำบอกกล่าวเรียกประชุมใหญ่, ไม่ส่งคำบอกกล่าวไปยังผู้ถือหุ้น หรือไม่ระบุสถานที่, วัน, เวลา และสภาพแห่งกิจการที่จะได้ประชุมกันในคำบอกกล่าวตามมาตรา 1175 แห่งประมวลแพ่งและพาณิชย์ ต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 20,000 บาท ตามมาตรา 17 ของพ.ร.บ.ความผิดดังกล่าว
  3. บริษัทไม่นำงบดุลเสนอเพื่ออนุมัติที่ประชุมใหญ่ภายใน 4 เดือนนับแต่วันลงในงบดุลตามมาตรา 1197 แห่งประมวลแพ่งและพาณิชย์ ต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 20,000 บาท ตามมาตรา 18 ของพ.ร.บ.ความผิดดังกล่าว แต่ในทางเปรียบเทียบปรับแล้ว กรมพัฒนาธุรกิจการค้าจะปรับบริษัทเป็นจำนวน 6,000 บาท และปรับกรรมการคนละ 6,000 บาท
  4. กรรมการไม่ส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นและผู้ที่ขาดจากการเป็นผู้ถือหุ้นไปยังนายทะเบียนอย่างน้อยปีละครั้งภายในกำหนด 14 วันนับแต่วันประชุมสามัญตามมาตรา 1139 วรรค 2 แห่งประมวลแพ่งและพาณิชย์ ต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 10,000 บาท ตามมาตรา 26 ของพ.ร.บ.ความผิดดังกล่าว แต่ในทางเปรียบเทียบปรับแล้ว กรมพัฒนาธุรกิจการค้าจะปรับบริษัทเป็นจำนวน 2,000 บาท
  5. กรรมการไม่ส่งงบดุลไปยังนายทะเบียนไม่ช้ากว่า 1 เดือนนับแต่วันซึ่งงบดุลนั้นได้รับอนุมัติในที่ประชุมใหญ่ตามมาตรา 1199 วรรค 2 แห่งประมวลแพ่งและพาณิชย์ ต้องระวางโทษปรับไม่เกิน 50,000 บาท ตามมาตรา 28 ของพ.ร.บ.ความผิดดังกล่าว

 

 

สถานการณ์โรคโควิด 19

ตามที่มีประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง มาตรการรองรับการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หรือโรคโควิค 19 ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการจัดประชุมของนิติบุคคล พ.ศ. 2563 ลงวันที่ 4 มีนาคม 2563 ได้อนุญาตให้ “บริษัทจำกัด ที่ได้รับผลกระทบจากสถานการณ์โรคโควิด 19 จนทำให้เกิดเหตุขัดข้องไม่สามารถจัดประชุมหรือจัดประชุมล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด และเมื่อได้ดำเนินการจัดประชุมแล้ว ให้มีหนังสือชี้แจงเหตุผลยื่นต่อนายทะเบียนเป็นรายกรณีไป

 

และตามข้อ 4 ในคำชี้แจงกรมพัฒนาธุรกิจการค้า  ลงวันที่ 24 มีนาคม 2563 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ของห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด สมาคมการค้า และหอการค้า ตามประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ลงวันที่ 27 มิถุนายน 2557 “การประชุมของบริษัทจำกัดที่จัดประะชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ตามประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ลงวันที่ 27 มิถุนายน 2557 และประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2557 ลงวันที่ 24 พฤศจิกายน 2557

 

กล่าวคือ บริษัทอาจเลือกวิธีจัดประชุมผู้ถือหุ้นผ่านระบบวิดิโอคอนเฟอเรนซ์ก็ได้เพราะมีประกาศค.ส.ช.ดังกล่าวรับรอง แต่การเรียกประชุมหรือวิธีการอื่นใด ก็ต้องปฏิบัติตามข้อบังคับของบริษัทและประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ อย่างไรก็ดี หากบริษัทจำเป็นต้องมีการจัดประชุมผู้ถือหุ้นจริงๆ ก็ขอให้ปฏิบัติตามคำแนะนำของกระทรวงสาธารณสุขอย่างเคร่งครัด และหากบริษัทรายใดได้รับผลกระทบจากโรคโควิด 19 จนทำให้ไม่สามารถจัดประชุมได้หรือประชุมล่าช้ากว่าที่กฎหมายกำหนด กฎหมายก็อนุญาตให้บริษัทจัดประชุมล่าช้าได้โดยไม่ต้องรับผิดในค่าปรับ แต่ภายหลังการจัดประชุมแล้ว บริษัทก็ต้องยื่นหนังสือชี้แจงต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยกระทำได้ 3 วิธีการดังต่อไปนี้ 1. แจ้งด้วยตนเองต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า 2. แจ้งทางไปรษณีย์ 3. แจ้งในรูปแบบ Google form พร้อมทั้งแนบหนังสือชี้แจงเหตุผลตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด (รายละเอียดเพิ่มเติม กรุณาดู https://www.dbd.go.th/news_view.php?nid=469417241)

 

บริษัทจำกัด ก่อนมีมาตรการรองรับการแพร่ระบาดโควิด 19 หลังมีมาตรการรองรับการแพร่ระบาดโควิด 19
1. การจัดประชุมผู้ถือหุ้น ภายใน 4 เดือนนับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ไม่ได้กำหนด แต่ต้องทำหนังสือชี้แจงเหตุผลและนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หลังการจัดประชุมแล้ว
2. การนำส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ภายใน 14 วันนับจากการประชุมผู้ถือหุ้น ภายใน 14 วันนับจากการประชุมผู้ถือหุ้น (ยื่น E-filing)
3. การนำส่งงบการเงิน ภายใน 1 เดือนนับจากการประชุมผู้ถือหุ้น ภายใน 1 เดือนนับจากการประชุมผู้ถือหุ้น

 

ทั้งนี้ หากบริษัทของท่านยังพอสามารถดำเนินกิจการได้ ก็ควรจัดประชุมผู้ถือหุ้นภายในกรอบระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด เพราะการชี้แจงการจัดประชุมล่าช้าเป็นดุลพินิจของนายทะเบียนที่จะพิจารณาเป็นรายกรณีไป หากบริษัทท่านถูกมองว่าไม่ได้มีเหตุขัดข้อง บริษัทก็อาจจะต้องรับผิดค่าปรับ นอกจากนี้การจัดประชุมให้เสร็จเรียบร้อยยังเป็นผลดีต่อบริษัท เพราะบริษัทจะได้เตรียมแผนการจัดการธุรกิจในอนาคตที่ต้องรับมือเมื่อภายหลังวิกฤตโควิด 19 ที่ได้ผ่านพ้นไปแล้ว

 

ท้ายนี้ ขอรณรงค์ให้ทุกคน “อยู่บ้าน หยุดเชื้อเพื่อชาติ” เพราะเรายังไม่สามารถควบคุมการแพร่ระบาดเชื้อโรคดังกล่าวได้ ดังนั้น ออกจากบ้านเมื่อมีธุระจำเป็นและรักษาสุขภาพกันด้วยนะคะ

 

Sunida Mahapiroon

Poom Kerdsang